Mạng xã hội là công cụ làm việc của Marketing. Video trực tuyến có thể phục vụ đào tạo. Phần mềm hỗ trợ từ xa giúp đội ngũ kỹ thuật xử lý sự cố. Tuy nhiên, những công cụ này không phải lúc nào cũng cần thiết cho mọi vị trí. Áp dụng một chính sách chung cho toàn bộ nhân viên có thể quá rộng hoặc gây cản trở công việc. Application Control và Web Filtering giúp doanh nghiệp xây dựng quy định sử dụng ứng dụng và Internet phù hợp với từng bộ phận, đồng thời có thêm dữ liệu để điều chỉnh chính sách.
Hai tính năng này khác nhau thế nào?
Application Control — kiểm soát ứng dụng — giúp quản lý ứng dụng được phép sử dụng. Trên firewall, tính năng này nhận diện và kiểm soát lưu lượng ứng dụng đi qua mạng. Trên endpoint, giải pháp có thể kiểm soát phần mềm được phép chạy trên máy tính, tùy khả năng của sản phẩm.
Web Filtering — lọc truy cập web — giúp quản lý website được phép truy cập, thường dựa trên địa chỉ hoặc danh mục nội dung. Tính năng này có thể được triển khai qua firewall, giải pháp bảo vệ web hoặc endpoint.
Khả năng cụ thể phụ thuộc vào sản phẩm, phiên bản, license và cấu hình triển khai.
- Application Control trên mạng: quản lý ứng dụng hoặc dịch vụ sử dụng kết nối mạng; ví dụ cho phép công cụ cộng tác đã được duyệt, hạn chế ứng dụng giải trí.
- Application Control trên endpoint: quản lý phần mềm chạy trên thiết bị; ví dụ cho phép phần mềm nghiệp vụ, ngăn công cụ chưa được phê duyệt.
- Web Filtering: quản lý website và danh mục nội dung web; ví dụ cho phép trang phục vụ công việc, hạn chế nội dung không phù hợp.
Quản lý theo công việc của từng bộ phận
Một website hoặc ứng dụng có thể phục vụ công việc của người này nhưng không cần thiết với người khác.
Thay vì chặn đồng loạt, doanh nghiệp nên xây dựng chính sách theo vai trò. Ví dụ dưới đây là hướng tham khảo, cần điều chỉnh theo nhu cầu thực tế:
Để thực hiện chính sách theo bộ phận, hệ thống cần xác định đúng người dùng, nhóm hoặc thiết bị. Việc chỉ bật tính năng chưa đủ để tự phân biệt vai trò của từng nhân viên.
- Marketing: cho phép mạng xã hội, video và công cụ sáng tạo phục vụ nội dung và vận hành kênh.
- Sales: cho phép CRM, họp trực tuyến, công cụ liên lạc và dịch vụ chia sẻ tài liệu đã được duyệt.
- Kế toán: bảo đảm phần mềm nghiệp vụ và website ngân hàng, thuế, hóa đơn hoạt động; quản lý phần mềm ngoài danh mục.
- Kỹ thuật: cho phép tài liệu, video hướng dẫn và công cụ hỗ trợ từ xa theo phạm vi trách nhiệm.
- Khách sử dụng Wi-Fi: áp dụng chính sách truy cập Internet riêng trên mạng khách.
Kết hợp quản lý ứng dụng với truy cập website
Application Control và Web Filtering giúp xử lý hai mặt của cùng một nhu cầu: nhân viên dùng công cụ nào và truy cập nội dung nào.
Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể cho phép công cụ họp trực tuyến đã được phê duyệt, đồng thời hạn chế các danh mục website không phù hợp với môi trường làm việc.
Với máy tính phục vụ nghiệp vụ cố định, Application Control trên endpoint có thể giúp quản lý phần mềm được phép chạy. Web Filtering bổ sung chính sách truy cập web để người dùng vẫn tiếp cận được những nguồn cần thiết.
Các chính sách cần được kiểm tra cùng nhau. Nếu cho phép một ứng dụng nhưng chặn website hoặc dịch vụ mà ứng dụng đó phụ thuộc, công việc vẫn có thể bị gián đoạn.
Có thể quản lý theo giờ làm việc không?
Tùy giải pháp, doanh nghiệp có thể áp dụng lịch cho chính sách truy cập. Ví dụ, hạn chế một số dịch vụ giải trí trong giờ làm việc và nới chính sách vào giờ nghỉ.
Cách làm này phù hợp khi doanh nghiệp đã có quy định rõ ràng và công cụ hỗ trợ lịch áp dụng. Những ứng dụng thiết yếu vẫn cần được bảo đảm hoạt động, kể cả khi nhân viên làm ngoài giờ.
Với trường hợp phát sinh như đào tạo trực tuyến, hội thảo hoặc hỗ trợ khách hàng, nên có cơ chế cấp ngoại lệ nhanh và có thời hạn.
Dữ liệu truy cập hỗ trợ quản lý đến đâu?
Khi được cấu hình phù hợp, hệ thống có thể ghi nhận ứng dụng, website hoặc danh mục truy cập, thời điểm kết nối và mức sử dụng lưu lượng, tùy sản phẩm.
Thông tin này giúp doanh nghiệp nhận biết ứng dụng ngoài danh mục, đánh giá chính sách và tìm nguyên nhân khi người dùng bị chặn nhầm.
Log truy cập không trực tiếp phản ánh năng suất nhân viên. Một kết nối có thể do ứng dụng chạy nền tạo ra; thời gian kết nối cũng không đồng nghĩa với thời gian người dùng chủ động sử dụng. Dữ liệu nên được xem xét cùng vai trò công việc và bối cảnh thực tế.
Doanh nghiệp cũng cần thông báo rõ phạm vi quản lý trên thiết bị và mạng công ty, mục đích sử dụng dữ liệu và người được quyền xem báo cáo.
Bắt đầu từ quy định rõ ràng
Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên thống nhất ba nội dung:
Sau đó, nên theo dõi hoặc thử chính sách trên một nhóm nhỏ, kiểm tra các công việc quan trọng rồi mới mở rộng. Khả năng kiểm soát lưu lượng mã hóa và thiết bị làm việc ngoài văn phòng cũng cần được xác minh theo giải pháp đang sử dụng.
Application Control và Web Filtering phát huy giá trị khi giúp nhân viên hiểu rõ công cụ nào được sử dụng, giúp người quản lý áp dụng quy định nhất quán và giảm những hạn chế gây cản trở công việc.
- Được phép: ứng dụng và website cần thiết cho từng nhóm công việc.
- Hạn chế: nội dung hoặc công cụ không phù hợp, cùng điều kiện và thời gian áp dụng.
- Ngoại lệ: người tiếp nhận yêu cầu, cách phê duyệt và thời hạn sử dụng.
Gợi ý từ Arbolume: Hãy bắt đầu bằng khảo sát hiện trạng và mức độ ưu tiên. Một cấu hình vừa vặn thường hiệu quả hơn một giải pháp lớn nhưng khó vận hành.
